作成日 2026.02.11

採用管理とは？｜企業が抱えがちな採用課題と解決方法を解説

採用管理とは、どのような業務を指すのでしょうか。人材を雇うには複数のプロセスがあり、管理すべき内容も多岐にわたります。

本記事では、採用管理の定義や主な業務、よくある課題とその解決策、さらに今後の展望までを詳しく解説します。自社の採用活動や計画を見直す際の参考にしてください。

採用管理とは何か

採用管理とは、企業が求職者の募集から内定後のフォローまでを一貫して行うプロセスです。適切に管理することで、採用活動の効率化やミスマッチの防止につながります。ここでは、採用管理の定義や目的、企業成長への影響について解説します。

採用管理の定義

採用管理とは、採用活動に関するあらゆる業務を計画・実行・評価するための管理業務を指します。英語では「recruitment management」や「hiring management」と表現され、求人媒体の運用から選考、効果分析まで幅広いプロセスが対象となります。これにより、採用活動全体を一元的に把握し、効率的な運営を実現することが目的です。

採用管理の目的（効率化・候補者体験の向上）

採用活動の主な目的は、「不足している人材の確保」と「新しい人材の追加による企業の活性化・ステップアップ」の2点です。事業拡大や新規事業の立ち上げなどで人材不足が生じることが多く、特に労働人口が減少する近年では、優秀な人材の確保が一層難しくなっています。

また、IT業界などでは人材不足が深刻化しており、企業は限られた人材を巡って競争しています。こうした背景から、採用管理は効率的で安定した採用活動を行い、候補者との円滑なコミュニケーションや体験向上を図るための重要な取り組みといえます。

採用管理が企業成長に与える影響

採用管理を適切に行うことで、採用業務の効率化やミスマッチ防止など、企業成長に直結する効果が期待できます。採用管理システムを導入すれば、以下のような具体的なメリットがあります。

採用業務の効率化：情報を一元管理でき、複数人での共有も容易になります。
採用戦略の精度向上：過去の採用データを分析し、次回の戦略策定に活かせます。
対応ミスの防止：タスク管理やアラート機能により、連絡漏れや対応ミスを防げます。
求人サイトとの連携：複数の求人媒体からの応募情報を自動で反映し、管理が効率化します。

一方で、採用管理システムの導入にはいくつかのデメリットも存在します。導入前にコスト面や社内体制を十分に検討することが重要です。

コストがかかる：初期費用やランニングコスト（目安：月5万〜10万円）が発生します。
システム選定の難しさ：操作感や機能が製品ごとに異なり、自社に合わない場合は無駄なコストになる可能性があります。
社内定着に時間がかかる：複数の社員が利用するため、マニュアル整備や研修などの準備が必要です。

これらを踏まえ、採用管理の仕組みを整えることは、効率的で戦略的な採用活動を実現し、企業の成長を支える重要な基盤となります。

【ステップ別】採用管理の主な業務

採用活動は計画・戦略立案から内定後のフォローまで、複数の段階に分かれています。それぞれの段階を体系的に整理することで、採用全体の流れを把握しやすくなります。ここでは、採用管理における主な業務をステップごとに解説します。

採用計画の立案

採用管理の第一歩は、明確な採用計画を立てることです。採用ニーズや予算、募集職種、応募者のプロファイルを整理し、採用活動の基盤を作ります。計画の中では特に「採用人数」「雇用形態」「採用のタイミング」の3点を明確にすることが重要です。

採用人数は、予算や業務量、事業戦略などから概算で算出します。雇用形態は自社雇用が一般的ですが、派遣社員やアウトソーシングを含めることで選択肢が広がります。

また、採用のタイミングは、新人が活躍できる時期から逆算して設定します。これにより、必要な時期に必要な人材を確保できる計画を構築できます。

採用戦略の策定

採用計画に基づき、求める人材を獲得するための採用戦略を策定します。戦略では、求める人物像や応募チャネル、マーケティング手法を具体的に定めることがポイントです。

まず、自社が必要とする人材像を明確にし、その人材がどのような悩みやキャリアプランを持っているかを想定して「ペルソナ」を定義します。

単にスキルや経験を挙げるだけでなく、候補者の背景や価値観まで踏み込むことで、より精度の高い戦略が立てられます。ペルソナを軸に一貫した採用施策を設計することで、効果的なアプローチが可能になります。

採用方法の決定

採用戦略で設定したペルソナに基づき、どのような手法でアプローチするかを決定します。主な採用手法には以下のようなものがあります。

求人サイト
人材紹介エージェント
スカウト
リファラル採用（社員紹介）
SNS採用

それぞれに特性やコストが異なるため、ターゲットとなる人材が利用している媒体を考慮して選定します。複数の手法を組み合わせることも一般的です。採用方法を決めたあとは、各媒体の手続きや募集要項の作成に進みます。

募集要項は「必要条件」と「歓迎条件」を明確に分け、自社の理念を伝える内容にすることで、求職者とのミスマッチを防ぎます。

選考

応募が集まった段階で、書類選考や面接、評価テストを実施し、候補者の能力や適性を見極めます。選考では、担当者によって基準が異ならないよう、事前に評価基準を明確に設定しておくことが大切です。

また、スカウトや紹介を通じて応募した候補者については、選考フローを柔軟に調整することも有効です。

たとえば、書類選考を省略して面談に進むなど、候補者の特性に合わせた対応を行うことで、より良いマッチングが実現します。客観的な評価と柔軟な対応の両立が、優秀な人材の獲得につながります。

内定後のフォローアップ

採用が決まった後も、内定者のフォローは欠かせません。内定後の不安や疑問が解消されないままでは、入社辞退のリスクが高まります。そのため、内定者が求めている情報を正確に伝え、入社までの不安を取り除くことが重要です。

また、採用管理には入社後の定着支援も含まれます。社内SNSへの参加案内やマネージャーとの1on1ミーティングの実施などを通じて、新入社員がスムーズに組織へなじめるよう支援します。

円滑な入社プロセスと適切なフォロー体制を整えることで、満足度と定着率を高め、採用活動全体の成果を最大化できます。

企業が抱えやすい採用管理における課題

採用活動では、応募者対応や選考調整など多くの業務が発生するため、管理が煩雑になりやすいのが実情です。その結果、情報共有の遅れやミスマッチなどの課題が起こります。ここでは、企業が抱えやすい採用管理上の課題について解説します。

採用状況の把握が難しい

採用担当者は、応募状況や選考の進捗を正確に把握する必要があります。しかし、Excelなどの手動管理では情報の更新が遅れたり、共有ミスが起きやすく、全体の進行状況を把握するのが難しくなります。

特に新卒採用のように複数の担当者で進める場合、応募者数や内定者数などの情報をリアルタイムで共有できないと、採用計画の調整に支障をきたすこともあります。情報の遅れは、採用プロセスの透明性や効率性を損なう原因となり、結果的に優秀な人材の取りこぼしにもつながりかねません。

人事担当者が忙しすぎる

人事担当者の業務範囲は広く、採用管理以外にも労務管理や新入社員の教育など多くの業務を兼任することが一般的です。そのため、限られたリソースの中で求人広告、母集団形成、選考対応などを同時進行させるのは容易ではありません。

応募者対応やスケジュール調整、資料作成などをすべて手作業で行うと、時間が不足しがちになり、対応ミスや遅れが発生することもあります。業務負担が過大になると採用活動そのものに十分な時間を割けず、結果として他社に優秀な人材を奪われるリスクが高まります。

日程調整に時間がかかる

採用活動では、応募者との面接や説明会、社内関係者との調整など、多くの日程調整が発生します。これを手動で行う場合、応募者・面接官・上司など複数のスケジュールを突き合わせる必要があり、時間がかかるうえにヒューマンエラーも起こりやすくなります。

特に応募者数が多いと、面接やセミナーの設定だけで膨大な時間を要することがあります。面接時間の重複や連絡漏れが生じると、応募者の満足度低下にもつながります。結果的に、採用プロセスの進行が遅れ、採用機会を逃すリスクも高まることを覚えておきましょう。

母集団形成が難しい

採用活動を成功させるには、採用目標人数の10〜20倍ほどの応募を集める母集団形成が不可欠です。

しかし、実際には応募が集まりにくく、採用サービスをうまく活用できていないことが一因となる場合があります。人材紹介ではキャリアアドバイザーに自社の魅力を伝えきれていなかったり、求人広告媒体では掲載プランや訴求内容が弱かったりすると効果が出にくくなります。

さらに、ダイレクトリクルーティングでテンプレート文を使い回すと返信率が極端に低下します。

また、採用広報が不十分だと求職者に自社の雰囲気や働く環境が伝わらず、応募意欲を高められません。ブログやSNSなどで社員や職場のリアルな姿を発信することが重要です。

加えて、求める人物像やペルソナの設定が誤っていると、理想と異なる人材ばかりが集まってしまいます。採用手法・情報発信・ペルソナ設定を見直し、ターゲットに届く採用活動を設計することが必要です。

人材のミスマッチ

採用プロセスにおける重大な課題の一つが、人材のミスマッチです。原因としては、企業が求める人物像をうまく伝えられていない、または求人情報に必要な内容が不足していることが挙げられます。

入社後に仕事内容や社風とのギャップを感じると、早期離職につながるリスクが高まります。特に「入社前と入社後で印象が違う」と感じさせてしまうケースでは、採用コストや教育コストが無駄になり、企業・本人双方にとって損失です。

このようなミスマッチは、採用前の情報発信や選考段階のコミュニケーション不足が原因となることが多く見られます。企業は採用段階で、ポジティブな情報だけでなく実態を正しく伝える必要があります。

また、入社後のフォロー体制が整っていない場合も早期退職の一因となるため、研修制度やメンター制度、1on1面談などを通じてフォローする仕組みが求められます。

採用管理における課題の解決策

採用課題を放置すると、優秀な人材を逃したり、採用コストが膨らんだりする恐れがあります。課題を明確化し、適切な対策を講じることが重要です。ここでは、採用管理における代表的な課題に対する効果的な解決策を解説します。

Excelやスプレッドシートを活用する

採用管理を始める際は、まずExcelやスプレッドシートを活用するのが手軽です。無料テンプレートを使えば、面接受付表などで応募者情報や選考状況を簡単に整理できます。自社の運用に合わせたい場合は、自作シートを作成し、応募者名や選考ステータスを項目化し、入力規則でドロップダウンを設定すると効率的です。初期コストをかけず柔軟に管理できるため、小規模からでも運用を始めやすい方法です。

採用管理システムを導入する

採用管理の課題を根本的に解決するには、採用管理システムの導入が効果的です。採用管理システムは、応募者情報の一元管理やタスク管理、スケジュールの自動化、リアルタイム分析など、多くの機能を備えています。これにより、採用プロセス全体の透明性と効率性が向上し、人材のミスマッチを減らすことが可能です。

具体的には、履歴書や面接結果などのデータを統合して応募者プロファイルを作成し、面接日程や評価共有などのタスクを自動的に管理できます。また、面接官や候補者とのスケジュール調整を自動化することで、日程調整の手間を削減します。

さらに、応募者数や進捗状況、選考傾向をリアルタイムで可視化できるため、改善点の把握や戦略の見直しにも役立ちます。加えて、自社採用ページの作成・管理機能を活用すれば、魅力的な求人情報を発信し、応募者のエンゲージメント向上も期待できます。

過去の採用データを分析する

採用活動の質を高めるためには、過去の採用データを活用した分析が欠かせません。採用管理システムでは、これまでの応募数や選考結果、辞退率などのデータを蓄積し、傾向を把握できます。

たとえば、どの媒体からの応募が多かったか、どの段階で辞退が発生しやすいかといった分析を通じて、課題の特定や改善策の立案が可能です。

また、応募者の属性や評価結果をもとに、どのような人材が自社に定着しているかを分析することで、次回以降の採用戦略にも反映できます。こうしたデータドリブンな改善サイクルを構築することで、採用活動を感覚ではなく実績に基づいて最適化でき、より効果的な人材確保につながります。

採用ターゲットを見直す

応募が集まらない、あるいは求める人材が集まらない場合には、採用ターゲットの見直しが必要です。設定しているペルソナや採用要件が実際のニーズとずれていると、応募が集まっても理想の人材に出会えないことがあります。

ペルソナは年齢や学歴といった属性条件だけでなく、ライフスタイルや価値観まで含めた具体的な人物像として設定することが重要です。理想の人材像と実際に集まった人材のギャップを分析し、どのような要素がずれているのかを明確にすることで、より精度の高い採用ターゲットを設定できます。

また、採用広報の内容もターゲットに合わせて最適化する必要があります。求職者がどのような情報を求めているのかを把握し、それに応じた情報発信を行うことで、自社にマッチする人材に効果的にアプローチできるようになります。

採用戦略を見直す

採用ターゲットを再定義したうえで、戦略そのものを見直すことも重要です。

たとえば、採用サービスを導入しても応募が増えない場合、手法の使い方が適切でない可能性があります。人材紹介では報酬条件や求人票の訴求力が他社に劣っていると応募が集まりにくくなり、キャリアアドバイザーとの連携不足も影響します。

求人広告媒体を利用する場合は、上位プランへの投資や写真・タイトルなどの差別化によって露出を高める工夫が必要です。ダイレクトリクルーティングでは、メッセージを受け取る相手に合わせて文面をカスタマイズし、「あなたに向けたオファー」であることを明確にすることで返信率を改善できます。

さらに、採用広報を充実させることで、自社の魅力を伝えられる範囲を広げられます。ブログやSNSなどを通じて、働く環境や社員の声などのリアルな情報を発信することが、応募意欲の向上につながります。戦略の見直しは単なる手法変更ではなく、企業の採用姿勢そのものを再点検するプロセスです。

採用管理の今後の展望

テクノロジーの進化により、採用活動のデジタル化やデータ活用が急速に進んでいます。これに伴い、人事の役割や求められるスキルも変化しています。ここでは、今後の採用管理がどのように発展していくのか、その展望について解説します。

採用活動のデジタル化が進む背景

近年、採用活動の現場ではAIや自動化ツールの導入が急速に進んでいます。履歴書のスクリーニング、面接スケジュールの自動調整、候補者とのマッチングなどをAIが担うようになり、業務効率が大幅に向上しています。

特に、生成AIによる求人票作成や、チャットボットを活用した候補者対応の導入が一般化しつつあります。また、ハイブリッドワークやリモートワークの普及により、地理的な制約がなくなりつつあり、地方や海外在住の優秀な人材をリモートで採用するケースも増加しています。

これにより、企業の採用活動はグローバル化し、多言語対応や異文化理解も重要なテーマとなっています。さらに、候補者体験（Candidate Experience）を重視する動きも強まり、求人から内定、入社後まで一貫した快適な体験を提供することが採用ブランディングの一環として求められています。

システム化・自動化による業務改善の可能性

採用管理におけるシステム化・自動化の進展は、業務負担の軽減と効率化に直結しています。AIが履歴書や職務経歴書の分析を行い、候補者のスクリーニングを自動で行うことで、担当者の作業時間を大幅に削減できます。

また、面接日程の自動調整や評価データの集約・共有なども自動化され、ヒューマンエラーの防止と情報共有のスピードアップが実現します。

さらに、採用活動をデジタルプラットフォーム上で一元管理できることで、進捗や成果をリアルタイムで把握でき、より迅速な意思決定が可能になります。これらの仕組みは単なる効率化にとどまらず、採用プロセス全体の透明性を高め、候補者体験の改善やミスマッチの防止にもつながります。

データ活用による戦略的な採用管理

AIやHRテックの発展により、データを活用した採用マネジメントが一般化しています。採用活動の効率化や社員の定着率向上、タレントマネジメントの最適化などは、すべてデータ分析によって実現可能です。

たとえば、HRデータをもとに離職率を予測したり、優秀な人材の傾向を分析したりすることで、より戦略的な採用判断が可能になります。また、データの可視化により、どのチャネルからの応募が効果的か、どのプロセスで辞退が発生しているかを把握でき、改善策の立案にもつながります。

データ分析は、採用活動だけでなく、組織全体の将来設計にも貢献します。正確なデータに基づいた意思決定は、企業の競争力を高めるうえで不可欠な要素です。

人事担当者の役割変化と求められるスキル

採用業務のデジタル化やAI活用が進む中で、人事担当者の役割にも変化が生まれています。今後の人事職には、AIツールを効果的に活用するためのリテラシーと、データ分析を生かした意思決定力が求められます。AIが処理するデータの仕組みを理解し、バイアスを見極めたうえで適切に補完する知識が重要です。

一方で、AIでは代替できない領域として、ソフトスキルの強化も不可欠です。感情面のケアや社員との信頼関係構築など、人間だからこそできる対応がますます重視されるようになります。リーダーシップ、コミュニケーション力、問題解決力といったスキルを高めることで、社員の成長を支援し、組織全体のパフォーマンス向上につなげることができます。

デジタルと人の力を両立させることが、これからの人事担当者に求められる最大のテーマといえるでしょう。

今後の主流となる採用管理システムへの移行

新卒採用では応募者数が多く、手作業管理ではミスや負担が増えがちです。こうした課題を解決する手段として、採用管理システム（ATS）が注目されています。

ATSを用いることで、応募者の管理はもちろんのこと、自社で実施している採用計画に沿った選考ステータスごとに採用状況を整理できます。

これまで手作業で管理していた選考を一つのツールで管理できるだけではなく、各種連絡手段と連携して連絡漏れを防ぐことも可能です。

また各歩留まりの数値も管理しやすく、どの選考フローで課題が生じているのかも判断可能です。

企業で課題になりやすい業務の属人化もシステムを活用することで、担当者間で業務内容を共有できます。

効率化と正確性の向上が期待でき、今後は手作業や独自管理から採用管理システム活用への移行が主流になると考えられます。

採用管理における成功事例を紹介

採用管理システムの導入により採用業務の効率を50％アップした事例（FUSION）

株式会社FUSIONは、インターネット広告事業においてマーケティング支援を行うスタートアップ企業です。2023年から新卒採用を開始した同社では、新卒採用の応募数が増える中、従来のスプレッドシートでの管理や学生へのメールの連絡では限界があり、採用担当者の工数を逼迫していたことが問題でした。

そこで同社は採用管理プラットフォーム「ワンキャリア」を導入を決定。学生にオンライン面談や面接のリンクをメールで送付する作業をATSで自動化できたことに加え、連絡メールの一括送信などで採用担当者の工数を大幅に削減することができました。結果として応募者数あたりの採用担当者の工数を半減（採用効率を50 ％アップ）させることを実現しました。

業務効率化により生まれた時間を有効活用し、学生との接点の維持・強化などの採用担当者の本来の業務により注力できるようになりました。

求人掲載の導入により工数削減と採用強化を実現した事例（ヒトクセ）

株式会社ヒトクセは、インターネット広告領域を中心に最先端テクノロジーを用いた広告サービス運営をしています。少数精鋭ながら高い技術力を強みに急成長を続けており、事業拡大に伴う新卒採用の強化が課題となっていました。しかし従来の採用チャネルでは、母集団形成に時間がかかり、人事担当者の工数が大きな負担となっていました。

同社はワンキャリアクラウドの求人掲載を活用することで状況を一新しました。求人掲載を行なっていた21卒では全体4名内定のうち3名がワンキャリア求人掲載経由でした。

また、ワンキャリアを通じて出会った学生は、同社の成長環境やチャレンジングな事業に関心を持つ層が多く、マッチ度の高い応募者が集まったことも特徴です。これにより内定後のミスマッチを防ぎ、採用の質を高めることに成功しました。

ヒトクセでは「求人掲載の導入により、単なる工数削減だけでなく、事業成長を支える優秀な人材確保につながった」と評価しています。

動画説明会を用い、効果的なアプローチを実現した事例（公益財団法人　日本財団）

公益財団法人日本財団は、幅広い分野で助成事業や自主事業を展開する国内最大規模の民間財団です。同財団は新卒採用において、多くの学生に自社の理念や事業内容を的確に伝える手段を模索していました。加えて、採用担当者が一人しかいないこともあり、採用に十分な工数をかけられないことが課題でした。

そこで日本財団は、ワンキャリアを活用し、動画による説明会を実施しました。オンラインで気軽にアクセスできる動画形式にすることで、地域を問わず幅広い学生にアプローチ可能となり、参加のハードルを大幅に下げることに成功しました。さらに、動画を通じて財団の取り組みや求める人物像をわかりやすく伝えたことで、学生の理解と共感を深める効果も得られました。

この取り組みにより、選考に進む学生の組織・事業・人への理解が深まり、学生の解像度が高い状態で内定を出すことができ、結果的に1年目の新卒の離職率ゼロを達成しました。

採用ターゲットに応じた採用戦略を行い、内定辞退を減らした事例（日本生活協同組合連合会）

日本生活協同組合連合会（日本生協連）は、地域生協や大学生協などが加入する日本最大級の消費者組織です。通称COOP（コープ）とも呼ばれ、コープマークのついたPB（プライベートブランド）商品の開発や全国の組合員への商品供給、会員支援などに取り組んでいます。

同会はこれまで対面説明会のみで業務内容を伝えていたため、学生の事業理解が浅く、選考途中や内定後にミスマッチが発生する課題がありました。実際、内定者の中には「事業をよく理解できてなくて」という声もあったそうです。

同会はワンキャリアを導入したことにより、応募者の質向上と、内定辞退率の低減という成果を得られました。具体的には、ワンキャリア経由で選考に参加した約48%が1次選考を通過し、大手ナビサイトでは得られなかった成果を実現できました。これはワンキャリアに登録している学生の質が高く、採用ターゲットに応じた採用戦略が功を奏したことを示しています。また、大手ナビサイト経由で同会にエントリーする学生の多くが、安定志向から志望されていたのに対し、ワンキャリア経由では「同会で活躍したい」、「新規事業を作りたい」などチャレンジ精神にあふれた方が多かったという結果が出ました。

また内定辞退率に関しては、ワンキャリアを導入し、1社独占LIVEや動画共有など戦略的なコンテンツ共有を行うことで、約4割減らすことができました（2022年卒採用、6月中旬時点）。