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採用活動を進める中で「応募者情報がバラバラで管理が大変」「Excelで採用管理をしてみたいけどやり方が分からない」「採用管理システムを導入する前にまずはExcelで効率化したい」と感じている採用担当者さまも多いのではないでしょうか。実際、Excelはコストをかけずにすぐ始められる一方、「どの項目を入れればいいのか」「どうすれば見やすく管理できるのか」で悩むことも少なくありません。
本記事では、Excelでの採用管理に役立つテンプレートの自作手順、必須項目例、効率化に使える関数一覧、運用のコツを徹底解説します。また、Excelでの採用管理方法のメリット・デメリットも詳しくご紹介します。さらに、他の採用管理方法まで整理しているので、採用業務の効率化・コスト削減に役立つ実践的なノウハウを得られます。ぜひ日々の採用管理にお役立てください。
採用管理とは
採用活動を効率的に進めるためには、応募者情報や選考状況を一元的に整理することが欠かせません。ここでは、採用管理の基本的な意味や内容、重要性について解説します。
採用管理の基本的な意味・内容
採用管理とは、採用活動全般を計画・実行・評価するための業務を指します。英語では「recruitment management」「hiring management」と呼ばれ、求人媒体の運用、選考フローの進行、効果分析まで幅広いプロセスを対象とします。
求人媒体を複数組み合わせて応募者を集め、その後の面接や日程調整、内定通知、フォローまでを一貫して管理することが重要です。また、人事部門だけでなく配属先部署とも連携し、入社後の活躍を見据えて情報を共有することも採用管理の役割に含まれます。
採用管理が採用活動で重要な理由
採用管理を徹底することで、採用活動の効率化と採用基準の統一が可能になります。
応募者が多い場合でも、情報を一元管理することで進捗をすぐに確認でき、関係者間の共有がスムーズになります。これにより対応漏れを防ぎ、応募者への適切なフォローも実現できます。
さらに、最新情報を常に更新しておくことでミスマッチを回避でき、企業と候補者双方にとって納得度の高い採用につながります。採用管理は単なる事務作業ではなく、採用活動の質を高める基盤となる重要な取り組みです。
Excelでの採用管理方法
採用管理を始める際、多くの企業がまず活用するのがExcelです。ここでは、無料テンプレートの利用や自作方法など、Excelで採用管理を行う具体的な手順について解説します。
採用管理Excelの無料テンプレートを活用する
採用管理を効率的に進めたい場合は、あらかじめ用意された無料テンプレートを活用する方法があります。応募者情報を整理できる「面接受付表」などのテンプレートでは、履歴書の提出状況や結果通知の有無をチェックするだけでステータス管理が可能です。
複雑な設定をせずに基本的な管理を始められるため、すぐに運用に取り入れやすいのが大きなメリットです。
採用管理Excelを自作する
自社の運用に合わせた管理を行いたい場合は、Excelで採用管理シートを自作する方法も有効です。まず、横列に応募者名や選考状況など必要な項目を見出しとして入力し、色や罫線で見やすく整理します。
さらに、ステータス管理には「データ」タブの入力規則からリストを作成し、ドロップダウン形式で選択できるようにすると便利です。こうした工夫によって、シンプルながら自社仕様にカスタマイズした採用管理シートを構築できます。
採用管理Excelに入れるべき項目例
採用管理シートは、候補者情報や選考状況を一元的に把握するためのツールです。
以下の項目を入れて整理しておくと、進捗確認や連絡対応がスムーズになります。候補者数が増えた場合は、Excelのフィルター機能を活用して必要な情報だけを抽出すれば、効率的に管理できるでしょう。
| 項目 | 使い方 |
| 候補者氏名 | 書類選考や面接で対象者をすぐに特定できる基本情報です。 |
| 連絡先（携帯番号）・メールアドレス | 面接日程の変更や結果連絡など、緊急時の連絡手段として必須です。 |
| 希望職種・配属先 | 応募者の希望や採用後の配置先を示し、面接時の参考になります。 |
| 応募経路 | ナビサイト、紹介、スカウトなど、どの媒体から応募があったかを記録し、効果分析に活用します。 |
| エントリー日・選考段階・選考状況 | 応募から選考の進み具合を把握するための基本データです。 |
| 面接開催日時・面接担当者 | 面接スケジュールや担当者を明確化し、調整漏れを防ぎます。 |
| 選考ステータス | 選考中・内定・不合格などをリアルタイムに更新し、進捗を可視化します。 |
| 結果連絡日・採用日 | 通知を行った日や実際の採用決定日を記録し、対応漏れを防ぎます。 |
採用管理Excel作成に役立つ関数一覧
採用管理シートを効率よく運用するには、Excelの関数や機能を取り入れることが効果的です。条件ごとにセルの表示を変えたり、応募者数を自動集計したりすることで、進捗確認や分析の負担を大幅に軽減できます。
代表的な関数・機能は、以下のとおりです。
| 関数・機能 | 概要 | 活用例 | 具体的な式（例） |
| 条件付き書式 | セルの内容に応じて自動で書式を変更する | 選考結果が「不合格」なら赤色で強調 | 「セルの値が＝”不合格”」→赤色塗りつぶし |
| IF関数 | 条件を満たす/満たさないで表示を切り替える | 内定なら「○」、それ以外は空欄にする | =IF(C2=”内定”,”○”,””) |
| COUNTA関数 | 入力されたセル数を数え、応募者総数を集計する | 登録された応募者の総人数を数える | =COUNTA(A2:A101) |
| COUNTIF関数 | 条件に一致する応募者数を集計する | 一次面接に通過した人数を数える | =COUNTIF(D2:D101,”一次面接通過”) |
| SUM関数 | 指定範囲の合計値を算出する | 採用活動にかかった費用の合計を出す | =SUM(F2:F101) |
| COUNTIFS関数 | 複数条件を満たすセル数を集計する | 「一次面接通過」かつ「紹介経由」の人数を数える | =COUNTIFS(D2:D101,”一次面接通過”,E2:E101,”紹介”) |
| VLOOKUP関数 | 条件に一致するデータを別列から取得する | 候補者の氏名からメールアドレスを自動表示 | =VLOOKUP(A2,$A$2:$E$101,3,FALSE) |
これらを組み合わせることで、応募者数の自動集計や進捗状況の可視化が可能となり、採用管理業務の効率化に直結します。
採用管理Excelを作成する際のポイント
Excelで採用管理を行う場合、使いやすく正確な表を作る工夫が必要です。ここでは、目的の明確化や入力ルールの統一など、採用管理Excelを作成する際の重要なポイントについて解説します。
1.目的を明確にして必要項目を洗い出す
採用管理Excelを作成する際は、まず「どのような目的で管理するのか」を明確にし、それに直結する項目だけを設定することが重要です。
応募者の基本情報や選考ステータス、面接日程など、採用フローに沿った内容を整理しましょう。むやみに項目を増やすと入力や管理が煩雑になるため、目的と実務で本当に必要な項目に絞り込むことが運用のしやすさにつながります。
2.入力ルールを統一する
Excelのデータは、入力がバラバラだと集計や分析が難しくなります。氏名の表記（姓と名の順序やフリガナの有無）、日付の書式（YYYY/MM/DDで統一など）、ステータスの表現（「内定」「合格」「不合格」など固定された用語）をあらかじめルール化しましょう。
入力マニュアルを作成して関係者に共有しておくと、担当者が変わっても一貫性のあるデータ管理が可能になります。
3.見やすさを工夫する
大量の応募者情報を扱うため、見やすいフォーマット設計は欠かせません。セルの色分けで選考段階を可視化したり、条件付き書式を使って重要な情報を強調すると、進捗確認が一目でできます。
また、見出し行を固定してスクロールしても列名が常に見えるようにしたり、フィルタ機能を活用して特定の条件だけを抽出できるようにするなど、閲覧性と操作性を意識した設計が効率化に直結します。
4.セキュリティ対策を行う
採用管理Excelには候補者の個人情報が含まれるため、セキュリティ対策は必須です。ファイル自体にパスワードを設定し、保存場所や共有範囲を最小限に限定しましょう。
クラウドで運用する場合は、アクセス権限を付与されたユーザーを定期的に見直し、アクセスログを確認して不正利用がないかチェックすることも重要です。こうした対策を怠ると情報漏えいにつながるため、実務運用を見据えた堅牢な管理体制を構築する必要があります。
Excelで採用管理するメリット
Excelを使った採用管理には、コストの低さや柔軟なカスタマイズ性などの利点があります。ここでは、採用担当者がExcelを活用することで得られる具体的なメリットについて解説します。
1.コストを抑えられる
多くの企業ではすでに業務用パソコンにExcelが導入されており、追加費用をかけずに採用管理を始められます。
新たに専用ツールを導入する必要がなく、既存環境をそのまま活用できるため、低コストで運用可能です。コストを最小限に抑えつつ採用管理を効率化できる点は、大きな魅力です。
2.カスタマイズしやすい
Excelは管理項目の追加や変更が自由に行えるため、自社の採用フローや部署ごとのニーズに合わせて柔軟にシートを設計できます。例えば、特定の応募経路を記録する欄や、内定後のフォロー状況を管理する項目を追加するなど、自社独自の管理に対応できる点が強みです。
3.データの分析機能が優れている
Excelには集計や分析を効率的に行える機能が備わっています。関数を使えば応募者数や通過率を自動で算出でき、応募経路ごとの効果や採用効率を数値で比較可能です。これにより、採用活動のボトルネックを把握しやすくなり、改善につなげられます。
4.多様なグラフ作成をスムーズにできる
Excelの強力なグラフ機能を活用すれば、分析結果を視覚的に整理できます。応募数の推移や選考通過率を棒グラフや折れ線グラフで示せば、関係者への報告資料としてもわかりやすく、意思決定をサポートできます。数値だけでは見えにくい傾向を直感的に把握できるのも利点です。
Ecxelで採用管理するデメリット
Excelは便利ですが、採用管理に使う際には注意すべき課題もあります。ここでは、更新作業や情報漏洩リスクなど、Excelで採用管理を行う場合のデメリットについて解説します。
更新作業が必要になる
Excelで採用管理を行う場合、応募者情報や選考ステータスを逐一入力・更新する必要があります。更新が遅れたり漏れたりすると、シート全体の信頼性が下がり、採用進捗の把握に支障が出ます。
特に面接日程などは更新が滞ると混乱の原因になるため、誰がどのタイミングで入力するかをあらかじめ取り決めておくことが大切です。
情報漏洩のリスクがある
採用管理シートには候補者の個人情報が含まれるため、情報漏洩のリスクは常につきまといます。閲覧や編集の権限を持つ人を最小限に限定し、離席時の画面放置を避けるなど、基本的なルール徹底が欠かせません。
ファイルの複製や誤操作によって意図せず情報が広まる可能性もあるため、運用には十分な注意が必要です。
関数を組む作業が面倒
Excelを自作で活用する場合、集計や分析に必要な関数を設定しなければなりません。Excel操作に不慣れだと正しく設定できず、せっかく収集したデータを活用できなくなるリスクがあります。
社内に操作に詳しい人材がいれば依頼することも可能ですが、その場合も情報共有の仕方やセキュリティ対策を検討しておく必要があります。
複数職種の採用管理が複雑化しやすい
応募者数が多い場合や複数の職種を同時に採用する場合、Excelシートは膨大なデータで重くなり、動作が遅くなることがあります。
また、Excelは同時編集に弱いため、複数人が並行して作業するとファイルが複製されたり、誤って上書きされるリスクも高まります。大規模な採用活動では、Googleスプレッドシートなど別の管理手法を検討することも有効です。
同時編集が難しい
Excelは基本的に複数人で同時に編集するのに不向きなツールです。複数の担当者が同時に作業すると、ファイルの複製や更新ミスが発生するリスクがあります。
共同で進捗を更新する必要がある場合は、Googleスプレッドシートを利用するのもひとつの方法です。ただし、その場合でもアクセス権限の管理や個人情報保護への配慮は不可欠です。
Excelでの管理が難しい場合は採用管理システムの検討もおすすめ
採用規模が拡大すると、Excelだけでは情報整理や運用に限界が生じます。ここでは、採用管理システムを導入するメリット・デメリットを整理し、検討のポイントについて解説します。
採用管理システムのメリット
採用管理システムを導入することで、情報の一元化や効率化が実現し、採用活動の質とスピードが向上します。便利な機能を活用することで、担当者の負担を減らし、人材獲得の機会を逃さない体制を整えられる点が大きな利点です。
採用に関するあらゆる機能があり便利
採用管理システムには、求人ページの作成、会社説明会の予約管理、応募者への自動リマインド機能など、採用に関する幅広い機能が搭載されています。従来はExcelやメールで個別に対応していた作業を一元化できるため、担当者の確認負担を大幅に削減できます。
応募者への連絡漏れを防ぎ、採用に必要な機能をまとめて利用できる点は大きな魅力です。これにより、担当者は管理業務に時間を割かれることなく、面接や候補者対応といった本質的な業務に集中できる環境を整えられます。
採用活動の効率がUP・工数削減
採用管理システムを利用すると、応募者情報や選考の進捗状況を一元的に管理でき、複数の職種を同時に募集している場合でもスムーズに進捗を把握できます。Excelでの管理では、フォーマット作成や更新作業に時間がかかり、誤入力や記入漏れが発生する可能性もあります。
しかしシステムを導入することで、その手間が不要となり、更新作業も自動化されます。特に採用スピードが重要視される現代では、業務の効率化が競争力を左右します。システムによって無駄な作業を削減できることで、優秀な人材を逃さないスピーディーな対応が可能となります。
情報やデータの見える化
採用管理システムは、応募者の選考状況や面接評価などを数値やテキストで整理し、社内で共有できる環境を提供します。これにより、情報が特定の担当者に依存する「属人化」を防ぎ、誰でも状況を確認できるようになります。
属人化が起こると、担当者が不在の場合に選考が滞ったり、候補者への対応が遅れるリスクがあります。データを見える化し、社内で共有することで、全員が同じ情報を基に行動でき、業務効率や判断の正確性が高まります。
さらに、選考プロセスの改善点を見つけやすくなり、採用活動全体の質を向上させる効果も期待できます。
情報やデータの管理と活用の質向上
採用管理システムでは、応募者の履歴や進捗情報が一元的に蓄積されるため、過去のデータも容易に検索・分析できます。Excel管理では膨大なシートやファイルに情報が散在し、必要なデータを見つけるのに時間がかかりますが、システムなら簡単に抽出可能です。
さらに、クラウド型システムであれば、インターネット環境さえあれば場所を選ばずアクセスでき、リモートワークにも対応できます。データを効率よく活用できることで、採用活動の成果を分析し、改善につなげられる点も大きな魅力です。
また、工数削減によってコストパフォーマンスの改善も期待できます。
人為的なミスの低減
採用活動では、メール送信の見落としや面接日程の入力漏れなど、些細な人的ミスが大きなトラブルにつながることがあります。Excelによる管理では担当者の手作業に依存する部分が多いため、抜け漏れや入力ミスのリスクが常に存在します。
採用管理システムでは、応募者の情報を一括で管理し、自動リマインドやステータス更新機能によってこうしたヒューマンエラーを未然に防止できます。ミスが減ることで、候補者との信頼関係が損なわれるのを防ぎ、採用のチャンスを確実に活かすことが可能です。
特に大量の応募を扱う場合には、安定した運用を実現できる点が大きなメリットとなります。
採用管理システムのデメリット
一方で、システム導入には注意すべき課題もあります。従来の選考フローとの齟齬や、多機能ゆえの運用負担が発生する場合があり、自社の採用体制に適合するかを見極めることが重要です。
選考を変更しなければならない場合がある
採用管理システムを導入する際には、既存の選考プロセスをシステムの仕様に合わせる必要が生じることがあります。
例えば、従来は自由度の高い面接フローで対応していた企業でも、システムの入力項目や設定に制約がある場合、それに合わせて選考方法を変更しなければならないケースがあります。
結果として、新しいルールを社内で周知・定着させる工数が増えたり、担当者が慣れるまでに時間がかかるといった負担が発生します。このように、導入時に既存のやり方を一部手放さなければならない点は、大きな課題となり得ます。
多機能で使いこなせない機能が出てくる
採用管理システムは、一般的に多くの機能を搭載しているため、すべてを効果的に活用するのは簡単ではありません。採用規模が小さい企業では必要のない機能が多く含まれている場合があり、結果的に「宝の持ち腐れ」となることも少なくありません。
また、操作に習熟するまでに時間がかかるため、担当者がスムーズに利用できるようになるには研修や慣れが必要です。多機能ゆえに複雑さが増し、逆に業務効率が落ちてしまうリスクもあるため、自社の規模や目的に合ったシステムを慎重に選定することが欠かせません。
新卒採用の採用管理システムはワンキャリアがおすすめ！
多くの学生が利用する就職サイト「ワンキャリア」と連携した、新卒採用向けの採用マーケティングプラットフォームです。この導入により、応募者数・応募者の質の向上や、学生認知度の上昇、業務効率化、内定承諾率の改善などを図れます。上記以外にもさまざまな新卒採用の課題解決をサポートするサービスになるので、新卒採用活動の成果向上を考えている採用担当者さまにおすすめです。
ワンキャリアとは
候補者情報の一元管理や選考進捗の可視化はもちろん、サイト上での求人掲載、学生へのスカウト機能、オン・オフライン説明会の場の提供、イベントやインターンの効果測定までさまざまな機能があり、戦略的に新卒採用を支えるサービスです。
これにより、採用担当者さまは煩雑な事務作業から解放され、学生との対話といった本質的な業務に集中できるため、採用成果の最大化に大きく貢献します。
また学生利用率が高く、2023年卒学生の登録率は60%を突破し、利用率についても4年連続2位を獲得しています。多くの学生が利用しているからこそ、母集団形成を強化できます。
2025年5月時点で導入企業は5,000社を突破し、大手から中小企業・ベンチャーまで幅広い企業様にご活用いただいております。以下にその事例の一部をご紹介します。
日本生活協同組合連合会
日本生活協同組合連合会（日本生協連）は、地域生協や大学生協などが加入する日本最大級の消費者組織です。通称COOP（コープ）とも呼ばれ、コープマークのついたPB（プライベートブランド）商品の開発や全国の組合員への商品供給、会員支援などに取り組んでいます。
同会はワンキャリアを導入したことにより、応募者の質向上と、内定辞退率の低減という成果を得られました。具体的には、ワンキャリア経由で選考に参加した約48%が1次選考を通過し、大手ナビサイトでは得られなかった成果を実現できました。これはワンキャリアに登録している学生の質が高いことを示しています。また、大手ナビサイト経由で同会にエントリーする学生の多くが、安定志向から志望されていたのに対し、ワンキャリア経由では「同会で活躍したい」、「新規事業を作りたい」などチャレンジ精神にあふれた方が多かったという結果が出ました。
また内定辞退率に関しては、ワンキャリアを導入し、1社独占LIVEや動画共有など戦略的なコンテンツ共有を行うことで、約4割減らすことができました（2022年卒採用、6月中旬時点）。
住友商事グローバルメタルズ
住友商事グローバルメタルズ（SCGM）は、世界を相手にトレードと事業投資を行う「鉄の商社」です。
同社は、ATS（採用管理システム）の連携機能に制限があり、採用業務の工数が増加しているという課題がありました。
そこで、「sonar ATS」「i-web」の2つのATSとの自動連携により、応募者データを一元管理できるワンキャリアを導入しました。
このサービスにより、ワンキャリアでエントリーがあった応募者情報が、ATS（採用管理システム）である「sonar ATS」にリアルタイムで取り込まれることによって、応募者データベースを手間なく一元化することができるようになりました。他社のサービスは特定のATSしか利用できないなど制限がある中で、ワンキャリアは「sonar ATS」と「i-web」の2つのATSとの自動連携ができる点に満足されていました。
就職活動サイトとATSが自動連携されていると、学生にとっても手間が省けて非常に利便性が高まります。学生は就職活動サイトのマイページに興味のある企業を登録するだけで、当該企業のイベントやインターンへの応募も可能になり、マイページ登録のしやすさ、応募のしやすさが向上します。
同社でも実際に活用をはじめてから、年間のマイページ登録数は2倍ほどとなり、その半分はワンキャリア経由での登録によるものでした。
他の採用管理のやり方
採用管理にはExcelや専用システム以外にもさまざまな方法があります。企業の規模や採用課題によって適した手段は異なります。ここでは、採用管理の他の方法として、システム導入や採用代行サービスの活用について解説します。
–h3：採用管理システム（ATS）を導入する
採用管理システムとは、採用業務にかかわるデータを一元管理し、システム上で効率化できるツールのことを指します。応募者の管理はもちろんのこと、自社で実施している採用計画に沿った選考ステータスごとに採用状況を整理できます。
これまで手作業で管理していた選考を、一つのツールで管理できるだけではなく各種連絡手段と連携して連絡漏れを防ぐことも可能です。
また各歩留まりの数値も管理しやすく、どの選考フローで課題が生じているのか、数値が悪化しているのかも判断できます。
企業で課題になりやすい業務の属人化もシステムを活用することで、担当者間で業務内容を共有できるのもポイントです。
採用管理システムを導入するメリットとしては以下の4つが挙げられます。1つ目は、応募者の管理を一元化できることです。2つ目は、連絡を一括送信できるので連絡漏れのミスを減らせることです。3つ目は、求人募集サイトの構築が簡単に行えることです。4つ目は、学生の選考ステータス管理が簡単であることです。
これらのメリットや、採用管理システムを選ぶポイント、活用方法などを以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご一読ください。
| ▼ATS（採用管理システム）について詳しく知りたい方はこちら 採用管理システム（ATS）とは？｜機能やメリット・デメリット、導入事例を解説 |
採用代行サービスを活用する
採用代行サービスは、専門のノウハウを持つプロが企業の採用活動を代行してくれる仕組みです。採用担当者が複数のサービスを併用していて業務が煩雑になっている場合や、コア業務に集中できない状況、さらには母集団形成に苦戦している企業に特に適しています。
代行会社によって提供内容は異なりますが、例えばネオキャリアのサービスでは、採用計画の立案から求人広告の作成・掲載、応募者管理や面接の日程調整まで、企業の課題や予算に応じて柔軟にプランニングしてくれます。
新卒・中途・アルバイトといった複数の採用を同時に進める大規模なケースや、採用人数が多い企業にとって、業務効率化と質の向上を両立できる有効な手段となります。
まとめ
Excelでの採用管理は、コストを抑えつつ効率化を進めたい企業にとって手軽に始められる方法です。テンプレートや関数を活用することで、応募者情報や選考状況を一元管理し、手間のかかる業務を減らすことができます。
カスタマイズできる点や、データの分析機能に優れている点、多彩なグラフを簡単に作成できる点などがExcelのメリットです。
一方で、更新作業が必要になる、情報漏洩のリスクがある、関数を組むのが難しいなどのデメリットもあります。採用活動の規模や体制によっては、Excel以外にも採用管理システムや採用代行サービスといった手法を検討したり、組み合わせてみたりしてみるのもおすすめです。
本記事を参考に、自社の採用状況に合った管理方法を見つけ、日々の採用業務をよりスムーズに進めていきましょう。
