目次
採用活動において、書類選考や面接を受けた応募者に対して不採用となったことを伝える「不採用通知」は人事担当者にとっては避けては通れない業務の一つです。メール、電話、Web電話、郵送など連絡手段は様々ですが、一般的には内容が記録できるメールが使われることが多いです。 ただし、作品集や履歴書を返却する場合は郵送で不採用通知を送るケースもあるため、自社の業種や環境、応募者に合わせて適切に管理しなければなりません。そこで今回は、不採用通知の基礎知識と具体的な文章例について解説します。不採用通知の書き方や送るタイミングなどを知りたい人はぜひ確認してみてください。
不採用通知が採用活動において重要な理由
不採用通知は「今後、会社と関わる可能性が少ない人」に送るからこそ、丁寧かつ慎重に作成しなければなりません。その代表的な2つの理由について解説します。
自社のイメージに関わる可能性があるため
不採用通知は応募者にとってネガティブな感情を誘引するリスクが高いです。そのため人事担当者は「センシティブなやりとり」であることを念頭におく必要があります。もしも不採用通知を送るタイミングや内容が雑だった場合、応募者にネガティブな印象を持たれてしまう可能性があり、SNSや口コミサイトを通じて拡散されてしまうリスクが高まります。
マイナスイメージが広がってしまったら、自社のイメージやブランディングに悪影響が及ぶことが考えられます。さらに新卒生は特定の業種に偏って就職活動を行っていることも珍しくありません。結果的に将来の顧客や取引先の担当者になる可能性もゼロではないため、適切な対応が求められるのです。
翌年以降の採用活動に影響する可能性があるため
自社の事業だけでなく、来年以降の採用活動にも悪影響が及ぶ可能性も考慮しなければなりません。特に新卒の採用活動の場合、学生は選考の結果などを学校の就職課などに報告しているケースも珍しくありません。その際に不採用通知に対する苦情などが共有されると、就職課や学校全体にマイナスイメージが広がってしまう可能性があります。
新卒採用においては、学校内での説明会や掲示板での求人票の掲載などの活動を重視している企業も多いため、学生と近しい存在である学校での評判は特に意識する必要があるでしょう。また、対面での情報伝達だけでなく、前述のとおり新卒向けの口コミサイトの利用者が少なくないことも意識しておきましょう。
一方、丁寧に不採用通知を送ることでリスクを回避するだけでなく、応募者はもちろん親や友人、教職員などの関係者に「親切な対応をする企業」と好イメージを抱いてもらえる可能性もあります。このような理由から、不採用通知は丁寧かつ慎重に送る必要があるのです。
不採用通知を応募者に送る際のポイント
不採用通知を応募者に送る際は、就職活動中の当人の立場に配慮して「内容」と「タイミング」を最適化する必要があります。その代表的な3つのポイントを紹介します。
件名だけで選考結果がわかる文面にする
不採用通知はメールで送ることが多いため、件名から作成しなければならないケースが一般的です。基本的に応募者はいくつかの人材紹介サービスに登録し、複数の企業の選考を同時並行で受けている可能性が高いため、受信トレイに埋もれてしないように件名には「会社」と「選考結果のご連絡」といった一目で内容がわかりやすい文章を作成してください。特に転職サービスサイトの連絡フォームではなく、応募者個人のメールでやりとりしている場合は埋もれやすいため注意が必要です。
また、就職活動・転職活動においては一般的に「二次面接のご案内」といった次のステップを匂わせる件名でない場合、不採用である可能性が高いと認知する人が多いことも、人事担当者であれば覚えておいて損はないでしょう。
選考の結果が決まったらなるべく早く送る
不採用が決定したら、なるべく早く応募者に不採用通知を送ることが鉄則です。採用の可否で応募者は就職活動、転職活動の次のアクションを行わなければならないことから、不採用通知の送付の遅延が応募者のストレスや不満が募る大きな原因になるためです。
応募者の選考段階によって使う文面を変える
インターネット上にある不採用通知のテンプレートを有効活用することで、効率的に不採用通知を送ることができますが、そのまま流用するのではなく、選考段階や自社に沿って内容を変更することをおすすめします。
例えば、最終面接で不採用となった応募者に対しては、自社に興味を持ち、時間を割いてもらったことに対する感謝と敬意の気持ちを伝えることで、ネガティブな心象を与えにくくなるでしょう。ただし、基本的に不採用となった理由を伝える必要はありません。ケースバイケースで使い分ける例文については以下で紹介します。
不採用通知の例文
シーン別で使い分けられる不採用通知の例文を紹介します。ただし、テンプレートを使用する際は宛名や本文中に表記する応募者の名前などは、必ず正しいかチェックしてください。
文例の記述部分については、以下のイメージ図のように文例とわかるようにして本文と区別していただけると幸いです。
書類選考で不採用とした場合の例文
書類選考での不採用通知は基本的に失礼になりすぎない程度にシンプルな内容を目指しましょう。面接まで選考が進んだ応募者と比べると、書類選考時点では心理的な距離が遠く、あまりにも丁寧すぎると逆に心象を損ねてしまうリスクがあるためです。
冒頭で応募してもらった感謝を伝えつつ、応募書類の返却方法によって文面を変更するのが基本です。また、不採用通知では季節の挨拶などは不要です。結果が端的に伝わるように考慮してください。
件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●
●●●●様
株式会社●●● 新卒採用担当●●と申します。
この度は多数の企業から弊社へご応募いただきまして、誠にありがとうございます。
さて、書類選考の結果についてですが、厳正に審査いたしましたところ、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、何卒、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
（※返却する際は「履歴書に記載された住所に返送する」旨を伝える）
●●様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社●● 新卒採用担当●●
面接で不採用とした場合の例文
面接後に不採用とした場合は、書類選考よりも丁寧な文章を心がけ「面接に来てくれたお礼」を選考の応募と併せて伝えましょう。応募者の状況に合わせて「遠方からお越しいただいたにもかかわらず」など付け加えることで、より誠意が伝わりやすくなります。また、全プロセスで共通ですが文末には応募者のこれからを応援する文章で締めくくりましょう。
件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●
●●●●様
株式会社●●● 新卒採用担当●●と申します。
この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただきありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、（また遠方にもかかわらず）弊社まで面接にお越し頂いたこと、重ねてお礼申し上げます。
●●様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討し、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変遺憾ですが、何卒ご了承お願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて破棄させていただきます。
（※返却する際は「履歴書に記載された住所に返送する」旨を伝える）
●●様の今後のご活躍、ご健勝を心よりお祈りいたしております。
株式会社●● 新卒採用担当●●
最終面接で不採用とした場合の例文
最終面接では書類選考や複数の面接に足を運んでもらった謝意を述べましょう。最終面接での不採用は、全プロセスにおいて特に応募者からの期待値も高いため、心理的に結果に大きな影響を与えやすいです。そのため、特に丁寧な文面を心がけてください。
件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●
●●●●様
株式会社●●● 新卒採用担当●●と申します。
この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただきありがとうございました。
また、お忙しい中度々面接にお越しいただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。
●●様の応募書類や今までの面接を踏まえ、社内にて厳正に検討いたしました。
その結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただきたく存じます。
●●様の貴重なお時間を頂いたうえでご要望に添えず大変遺憾ですが、何卒ご了承お願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させていただきます。
（※返却する際は「履歴書に記載された住所に返送する」旨を伝える）
末筆にはなりますが、●●様の今後のご活躍、ご健勝を心よりお祈りいたしております。
株式会社●● 新卒採用担当●●
不採用通知は適切な内容・タイミングで送りましょう
不採用通知は、企業によっては年間数十件、数百件規模で送らなければならないケースは珍しくありません。そのため、担当者が個別対応していると大きな時間的なロスにつながる恐れがあります。そこでおすすめなのが新卒採用に特化したツール「ワンキャリア」です。ワンキャリアなら、求人掲載からスカウト、説明会などを一つのツールで行えるため、効率的に採用活動を実施できます。新卒採用の強化、導入に取り組む際はぜひお気軽にお問い合わせください。
