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ドタキャンされた…なんて経験をお持ちの人事担当の方も多いのではないでしょうか。
本来約束している時間に対して、企業側だけではなく学生側も誠実であってほしいものですが、うまくいかないことも多いはず。
学生が面接をドタキャンしてしまう心理を知ることで、学生主導での面接ドタキャンを減らすことができる可能性もあります。
この記事では学生主導での面接のドタキャンを減らしたい人事担当者向けに、学生がドタキャンする心理と人事担当ができる防止策を解説していきます。
新卒の応募者が面接をドタキャンする理由6選
新卒採用において、応募者が面接をドタキャンすることは、採用担当者にとって頭を悩ませる問題です。
ここでは、学生が面接をドタキャンする主な理由を6つ紹介します。
既に他社から内定をもらっている
新卒の応募者が既に他社から内定をもらっている場合、選考辞退につながります。
一般的に新卒採用で学生が企業に応募する際には、複数の会社に並行して応募を開始します。
しかし応募している企業のすべてが第一志望ではなく、学生の中でも優先度が決められていることが多いです。
自社での選考が進んでいる最中に、第一志望の企業から内定を獲得すると、ほかの面接を受ける必要性がなくなります。
事前に面接辞退の連絡をしてくれる学生もいますが、キャンセルの連絡をすることなくドタキャンしてしまう学生も中にはいるのです。
面接に行くのが面倒だったから
面接に行くのが面倒だと感じる学生もいます。
特に、企業の所在地が遠方であったり、交通の便が悪かったりすると、移動が億劫になることがあります。
また、面接に対する不安や緊張感が強く、気持ちが萎えてしまうことも原因の一つです。
心理的にも距離的にも面接に対するモチベーションが上がらず、当日に連絡なしに面接に行かないケースもあります。
面接の日時を勘違いしていた
スケジュール管理が苦手な学生は、面接の日時を勘違いしてしまうことがあります。
特に、複数の企業の選考が重なる時期には、日程の混乱が起こりやすくなります。
カレンダーへの記入漏れや、スマートフォンのリマインダー設定ミスなどが原因で、面接をすっぽかしてしまうケースもあります。
別日に連絡がくることもあり、学生が面接の日時を勘違いしてしまうケースも多くみられます。
応募意欲がなくなった
選考が進む中で、企業への興味や志望度が低下することもあります。
企業研究を進めるうちに、自分の希望する条件や価値観と合わないことが判明した場合、面接に行く意欲を失ってしまうことがあります。
学生にとっては、時間と労力を他の志望度の高い企業に集中させたいという心理が働くのです。
突発的なトラブルが発生していけなくなった
急な体調不良や家庭の事情、交通機関の遅延など、突発的なトラブルによって面接に行けなくなることもあります。
これらの事情は予測が難しく、やむを得ない理由であるため、企業側も柔軟な対応が求められます。
特に突発的なトラブルが生じてしまうと、学生自身も平静を保てないこともあるでしょう。
ほかの面接と日程が被っていた
複数の企業から面接の案内が来ると、日程が重なってしまうことがあります。
学生は限られた時間の中で効率的に選考を進める必要があるため、優先順位をつけて面接を受けることになります。
この結果、より志望度の高い企業を優先し、他の面接をキャンセルすることがあります。
学生が選考前に面接を辞退する理由
※出典：en人事のミカタ「辞退の心理[増強改訂版]」
学生が選考前に面接を辞退する理由として最も多いのが、「応募後に再考し希望と異なると判断した」です。
また、ネットでよくない評判や噂を見たとの声も見られます。
説明会や企業研究で一定数、企業の情報は集めているものの、面接前にクチコミサイトで情報収集を進めている段階で応募意思を失って辞退することが多いことがうかがえます。
そのため事前に学生に対し、自社のリアルな情報を提供することが大切です。
応募者による面接ドタキャンで企業側がすべき対応
面接のドタキャンは避けられない場合もありますが、企業側としては適切な対応を取ることで、今後の採用活動に生かすことができます。
ここでは、ドタキャンが発生した際に企業側が取るべき具体的な対応について説明します。
応募者に面接日の確認の連絡を送る
面接日が近づいた際には、応募者に確認の連絡を入れることが重要です。
メールや電話でのリマインダーを送ることで、面接の予定を再確認させるとともに、応募者の意識を高めることができます。
この連絡により、応募者が面接日時を勘違いしていた場合でも、事前に気づくことができ、ドタキャンを未然に防ぐことができます。
もし仮に電話で連絡するのであれば、社用スマホだけではなく会社の電話から連絡することも大切です。
よくわからない番号から連絡が来た場合、学生がすぐに応答してくれない可能性は十分にあります。
突発的なトラブルの場合は日程調整をする
応募者が突発的なトラブルで面接に来られない場合は、柔軟に日程調整を行うことが求められます。
応募者の事情を考慮し、可能であれば新たな面接日を設定することで、応募者に対する配慮を示すことができます。
このような対応は、企業の柔軟性や配慮のある姿勢を示す良い機会となり、応募者の企業に対する印象を向上させることにもつながります。
もちろん日程調整をしたからといって、選考時の基準を変更するのは避けましょう。
不採用通知を送付する
面接のドタキャンが繰り返される場合や、応募者から特に連絡がない場合は、不採用通知を送付することも必要です。
不採用通知は、応募者に対して明確な結果を伝えるだけでなく、企業側の選考プロセスを次に進めるために重要です。
ただし、不採用の理由を伝える際には、丁寧かつ配慮のある表現を心掛け、今後の関係性に悪影響を及ぼさないように注意しましょう。
応募者が面接をドタキャンした後の対応のポイント
面接のドタキャンは企業にとって予期せぬ事態ですが、適切な対応を取ることで、企業の印象を守り、今後の採用活動に活かすことができます。
ここでは、応募者が面接をドタキャンした後の対応のポイントを解説します。
高圧的な態度をとらない
応募者が面接をドタキャンした際、企業側としては苛立ちを感じることもあるかもしれません。
しかし、高圧的な態度を取ることは避けるべきです。応募者にはさまざまな事情がある可能性があり、企業の印象を悪化させることは、長期的な視点で見ても得策ではありません。
冷静で丁寧な対応を心がけ、応募者に対して理解を示す姿勢を持ちましょう。
これにより、応募者が再度応募を考える際や、他の潜在的な応募者に対しても良い印象を与えることができます。
提出書類の処遇についてきちんと連絡をする
応募者が面接をドタキャンした場合、提出された履歴書やエントリーシートなどの書類の処遇について、明確に連絡することが重要です。
応募者に対して、書類がどのように扱われるのか、例えば一定期間保管されるのか、破棄されるのかなどを伝えることで、応募者の不安を軽減することができます。
また、個人情報の取り扱いについても、プライバシーを尊重し、適切に管理することを明示することで、企業の信頼性を高めることができます。
応募者による面接ドタキャンを防止する対策
面接のドタキャンを防ぐためには、企業側が事前にいくつかの対策を講じることが重要です。
ここでは、具体的な防止策について解説します。
面接の前に日程確認連絡を入れる
面接日が近づいた際に、応募者に対して確認の連絡を入れることは非常に効果的です。
メールや電話でリマインダーを送ることで、応募者のスケジュールを再確認させることができ、うっかりミスを防止できます。
この連絡には、面接の日時、場所、担当者の名前を明記し、応募者に安心感を与えるようにしましょう。
後日からでも面接の日程調整をしやすい制度を作る
応募者が面接日を変更したい場合に備えて、柔軟に日程調整ができる制度を整えておくことは重要です。
オンラインの予約システムを導入するなどして、応募者が自身の都合に合わせて簡単に日程を変更できるようにすると、ドタキャンのリスクを減らすことができます。
メールの分かりやすいところに日程変更や調整のフォームを用意しておくと、学生が自ら事前に日程変更の連絡をくれる可能性があります。
応募者との連絡は営業時間内に対応する
応募者との連絡は、基本的に営業時間内に行うようにしましょう。
応募者に対して、迅速かつ丁寧な対応を心がけることで、企業の信頼性を高めることができます。
また、応募者が安心して連絡を取れる環境を整えることが重要です。
面接前に把握しておくべき自社の情報を添付する
面接前に、応募者が把握しておくべき自社の情報を提供することも効果的です。
企業のビジョンや業務内容、面接の流れなどをまとめた資料を事前に送付することで、応募者の準備を促し、面接に対する意識を高めることができます。
最近では自社の企業説明動画のYouTubeのURLを添付する企業も増えています。
学生がドタキャンする原因として、企業について知らないことが多い、面接対策がうまくできなかったことがあげられます。
面接前に一読してほしい情報を事前にメールに添付しておくことで、学生の応募意欲を削ぐことなく選考に参加してもらえる可能性を高められます。
緊急の連絡先を明記しておく
応募者に対して、緊急時の連絡先を明記しておくことは、万が一の際に重要です。
面接当日に急な事情が発生した場合でも、応募者が迅速に連絡を取れるようにしておくことで、不安を軽減し連絡なしのドタキャンを減らすことができます。
移動時間中に不測の事態が発生した際、いつでも対応できる窓口を常にメールの署名に入れておくとスムーズです。
応募者と定期的に連絡する
応募者との定期的な連絡は、関係を強化するために効果的です。
面接日までの間に、企業の最新情報や面接に関するアドバイスを提供することで、応募者のモチベーションを維持し、面接に対する期待感を高めることができます。
応募予定の学生に対して定期的に接点を持って、自社に対する興味と面接への興味を削がない取り組みも重要なのです。
気軽に面接できる制度を作る
応募者が気軽に面接を受けられるような制度を整えることも重要です。
例えば、オンライン面接の導入や、カジュアルな面談を設定するなど、応募者がリラックスして面接に臨める環境を提供することで、心理的な負担を軽減し、ドタキャンを防止することができます。
求人・企業情報をわかりやすく作成する
学生が面接を辞退する背景には、企業に対して魅力を感じない、選考に参加したいと思えなくなったことが挙げられます。
そのため、求人や企業情報を可能な限りわかりやすく、学生に魅力が伝わる訴求で作成することが大切です。
企業情報がわかりづらいと、学生としても積極的に入社したいとは考えません。
学生の中で認識の齟齬が起きていると、企業側からアプローチしない限り解消することは難しいでしょう。
自社で採用したい人材に何を求めるのか、何を訴求したら魅力に感じてくれるのかを想像してみましょう。
応募者が面接をドタキャンしたら不採用通知を送るべき？
応募の学生が面接をドタキャンした場合、全く連絡が取れない場合、不採用通知を送ることが妥当と認められることもあります。
ビジネスマンとして基本的な能力が欠如していると判断できる場合などが該当します。
不採用通知を送付する際にはテキストで残すためにもメールでの連絡を心がけましょう。
送信にかかる時間的なコストもかからないため、効率的に進めることができます。
応募者が面接をドタキャンしないよう先手を打とう
面接のドタキャンを防ぐためには、企業が応募者に対して積極的に働きかけることが重要です。
まず、面接日程が近づいた際には、確認の連絡を入れることで、応募者のスケジュールを再確認し、うっかりミスを防ぎましょう。
また、柔軟な日程調整制度を整え、応募者が簡単に面接日を変更できる環境を提供することも有効です。
さらに、応募者との連絡は営業時間内に迅速かつ丁寧に対応し、企業の信頼性を高めることが大切です。
面接前には、応募者が知っておくべき自社の情報を提供し、面接に対する準備を促します。
緊急連絡先を明記しておくことで、急な事情が発生した際にも迅速に対応できるようにし、応募者の不安を軽減します。定期的な連絡を通じて応募者との関係を強化し、面接に対するモチベーションを維持しましょう。
最後に、オンライン面接の導入など、応募者が気軽に面接を受けられる制度を整えることで、心理的な負担を軽減し、ドタキャンを防止することができます。
これらの対策を講じることで、企業は応募者に対する配慮を示し、円滑な採用活動を進める基盤を築くことができます。
