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新卒採用や中途採用で最終選考完了後、内定者に向けて内定通知メールを送付するフェーズがあります。
しかし新卒採用や中途採用を初めて実施する企業や、人事業務を初めて担当する方からすれば、どんなメールを送るべきか迷うこともあるでしょう。そこでこの記事では、内定通知メールの書き方から一般的なテンプレート、事例や書き方の注意点まで徹底解説します。
内定通知メール（採用通知メール）とは
内定通知メール（採用通知メール）とは、企業が採用選考の結果、内定を出すことを決定した応募者に対して送る正式な通知です。
単に内定したことを通知するだけではなく、内定承諾の期限や今後の入社までの流れを細かく説明することが多いです。
しかし業務連絡だけではなく、内定者が内定を承諾してくれたり、自社にさらに魅力を感じてもらえたりするように、細かな気遣いが必要です。
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内定通知メールの基本的な構成
内定通知メールは、応募者にとって重要な情報を含むため、わかりやすく、かつ丁寧に構成することが求められます。
基本的な構成は以下の通りです。
- 件名
- 宛名
- 挨拶文
- 内定の通知
- 今後の手続きに関する情報
- 締めの挨拶
- 署名
それぞれの部分について、詳しく見ていきましょう。
内定通知メールの件名の付け方
件名はメールの内容を一目で理解できるようにするための重要な要素です。
具体的かつ簡潔に、内定通知であることを明示する必要があります。
以下は、適切な件名の例です。
- 【〇〇株式会社】内定通知のご連絡
- 【内定通知】〇〇株式会社より
- 〇〇様、内定のご案内（〇〇株式会社）
件名には応募者の名前や企業名を含めることで、メールの重要性を強調し、応募者がすぐに内容を把握できるようにします。
【】を使うことで内定者が件名を理解しやすくなるため、企業名あるいは内定通知のお知らせであることを示すテキストで囲むことをおすすめします。
内定通知メールの挨拶文の書き方
挨拶文は、メールの冒頭で応募者に対する敬意と感謝の気持ちを伝える部分です。
以下のポイントに注意して書きましょう。
- 応募者の名前を正確に記載：フルネームで記載し、敬称を付けます。
- 感謝の言葉：選考に参加してくれたことに対する感謝の気持ちを伝えます。
- 企業名と担当者名：企業名と担当者の名前を明記し、信頼感を与えます。
例：〇〇様
この度は、■■株式会社の新卒採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
採用担当の△△でございます。
あいさつ文が長文になってしまうと、かえって読みづらくなりますし、後に続く内定通知文の印象が薄れてしまう原因にもなりかねません。
可能な限り簡潔に済ませておくことをおすすめします。
内定通知メールの本文の書き方
本文では、内定の事実と今後の手続きについて具体的に説明します。以下の要素を含めることが重要です。
- 内定の通知：内定が決定したことを明確に伝えます。
- 役職や部署：内定者が配属される予定の役職や部署を記載します。
- 内定承諾の方法と期限：内定承諾の方法（メール返信、書類提出など）とその期限を明示します。
- 入社日と初出社日の案内：入社日や初出社日に関する情報を提供します。
- 必要書類や手続き：入社に必要な書類や手続きについて具体的に説明します。
例：
〇〇様
この度の選考の結果、〇〇様を当社の〇〇部に内定とさせていただくことが決定いたしました。
つきましては、以下の内容をご確認いただき、内定のご承諾をお願い申し上げます。
【内定承諾の方法】
内定承諾書を添付の上、〇月〇日までにご返信ください。
【入社日】
〇年〇月〇日
【初出社日】
〇年〇月〇日
【必要書類】
– 〇〇書類
– 〇〇証明書
詳細については、別途郵送にてご案内いたします。
何かご不明点がございましたら、担当者までお気軽にお問い合わせください。
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〇〇株式会社
人事部 〇〇
メールアドレス：xxxx@xxxx.com
電話番号：03-xxxx-xxxx
このように、内定通知メールは応募者に対する敬意と感謝を込めつつ、必要な情報を明確に伝えることが重要です。丁寧な言葉遣いとわかりやすい構成で、応募者が安心して入社準備を進められるようサポートしましょう。
内定通知メールのテンプレート2選
内定通知メールは、応募者に対して内定の決定を知らせる重要な文書です。
新卒採用と中途採用では、応募者の状況や期待する内容が異なるため、適切なテンプレートを用意することが重要です。
以下に、新卒採用と中途採用それぞれの内定通知メールのテンプレートを紹介します。
新卒に対する内定通知
新卒採用の場合、応募者は初めての就職活動を経験していることが多いため、内定通知メールは特に丁寧でわかりやすい内容にする必要があります。
内定の喜びを共有し、入社に向けた期待を伝えることが重要です。
件名: 【■】内定通知のご案内
本文:
〇〇様
平素よりお世話になっております。■の△でございます。
このたびは、弊社の新卒採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考の結果、〇〇様を弊社の新卒採用内定者としてご案内させていただくこととなりました。
〇〇様のこれまでのご努力とお人柄が、弊社の理念や目標に非常にマッチしていると判断いたしました。今後のご活躍を心より期待しております。
つきましては、内定に関する詳細なご案内を以下の通りご連絡いたします。
内定式日時: 2026年10月1日 10:00～
場所: ■本社ビル 〇〇会議室
持参物: 印鑑、身分証明書、卒業見込み証明書
その他、必要な手続きやご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
それでは、内定式にてお会いできることを楽しみにしております。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
中途に対する内定通知
中途採用の場合、応募者は既に職務経験があり、具体的な職務内容や条件についての情報を求めています。
内定通知メールでは、具体的な役職や待遇、入社手続きについて詳しく説明することが重要です。
件名: 【■】中途採用内定のご連絡
本文:
〇〇様
お世話になっております。■の△でございます。
このたびは、弊社の中途採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考の結果、〇〇様を弊社の中途採用内定者としてご案内させていただくこととなりました。
〇〇様のこれまでのご経験とスキルが、弊社の事業発展に大いに貢献していただけると確信しております。今後のご活躍を心より期待しております。
つきましては、内定に関する詳細なご案内を以下の通りご連絡いたします。
入社予定日: 2026年11月1日
勤務場所: ■本社ビル
持参物: 印鑑、身分証明書、前職の離職票
また、入社手続きやその他の詳細については、別途ご案内させていただきますので、何かご不明点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
それでは、入社日を楽しみにしております。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
好印象を与える内定通知メールを作成するポイント
内定通知メールは、内定を知らせるという点だけでも応募者にとってメリットのあるものです。
しかしただ業務連絡的に内定通知を送付するのではなく、受け取る側の気持ちを考えて作成することが大切です。
好印象を与えるためには、以下のポイントを押さえて作成してみてください。
文章は一文一義で作成する
内定通知メールは、情報を明確に伝える必要があります。
そのためには、文章を一文一義で作成し、読みやすさを重視しましょう。
一文が長くなりすぎると、内容が伝わりにくくなるため、簡潔で明瞭な表現を心がけます。
送信タイミングは相手が開封しやすい時間帯を狙う
内定通知メールの送信タイミングも重要です。
応募者がメールをすぐに確認できるよう、開封しやすい時間帯を狙って送信しましょう。
一般的に、平日の午前中（9時～11時）や午後（13時～15時）が適しています。
逆に深夜や早朝に連絡してしまうと、労働時間が長い、深夜対応が必要などの企業イメージの悪化につながる可能性もあるため注意が必要です。
お礼の気持ちを伝える
内定通知メールでは、応募者に対する感謝の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。
選考に参加してくれたことに対する感謝の言葉を含めることで、応募者に対する敬意を示します。
あいさつ文の冒頭に入れ込むと読んでもらいやすくなるので、文章構成をよく検討しておくといいでしょう。
内定者に対応してほしい項目を細かく伝える
内定通知メールでは、内定者に対応してほしい項目を具体的に伝えます。
内定承諾の方法や期限、必要書類、入社日など、詳細な情報を明確に記載することで、内定者がスムーズに対応できるようにします。
内定通知メールを送付する際の注意点
内定通知メールを送付する際には、社外メールの中でも特に注意を払い、ミスがないよう対応する必要があります。
メールの内容や送信方法に不備があると、応募者に不信感を与える可能性があります。
以下の注意点を押さえて、内定通知メールを送付する際のミスを防ぎましょう。
内定者の氏名に誤字脱字がないかを確認
内定者の氏名に誤字や脱字があると、応募者に対して丁寧さや配慮が欠けている印象を与えてしまいます。
内定通知メールを送信する前に、内定者の氏名を再度確認し、正確に記載されているかをチェックしましょう。
具体的なチェックポイント
- 氏名の漢字や読み方が正しいか
- 氏名の順序（姓と名）が正しいか
- 敬称（「様」など）が正しく付けられているか
誤字脱字があると本当に自分に対する内定通知なのか、不安を与えかねません。
ビジネスメールとして最低限の対応ができているか、事前によく確認しておくことをおすすめします。
CCに社内関係者を追加しているかをチェック
内定通知メールを送信する際には、必要に応じて社内の関係者をCCに追加することが重要です。
万が一自身が欠勤しているタイミングで、内定者から連絡があった際にほかの社員が対応できるようにするためです。
特に、人事部門の他の担当者や、内定者が配属される部署の上司などをCCに追加することが望ましいです。
具体的なチェックポイント
- 内定者の配属先の上司や担当者をCCに含めているか
- 他の人事担当者や関係部門のメンバーをCCに含めているか
ただし、内定者が関連者全員への返信を選択していないと、メールの前後関係がわからないこともあります。
メールの本文に、「返信の際はCCの担当者も含めてご返信下さい」と入れておくことをおすすめします。
テンプレをそのまま使用しない
内定通知のテンプレートは非常に便利ではありますが、インターネット上にある内定通知のテンプレをそのまま使用するのはおすすめしません。
ネット上にあるものと同じテキストで送られてくると、中にはテンプレートであることに気づいてしまう応募者もいます。
1人ひとりに対してパーソナライズされた文章の方が特別感を抱く応募者もいます。
親しみやすく丁寧な印象を持ってもらえる可能性もありますから、可能であれば応募者個人にあわせたテキストにしてみることをおすすめします。
内定通知メール以降も定期的に内定者にフォローを入れるのも大切
内定通知メールを送付した後も、内定者に対して定期的にフォローを入れることは非常に重要です。
内定者フォローを怠ると、内定辞退のリスクが高まるだけでなく、内定者が入社後に感じる不安や疑問を解消できないままになってしまいます。
応募者が複数の内定を獲得している場合、事業への関心度はもちろんのこと、企業のフォロー体制も内定承諾の決定打になることもあります。
また定期的に社員と連携をとることで、入社に対してのモチベーション維持にもつながる可能性が高いです。
内定通知を行って終わりではなく、人事担当者間で連携して内定者への定期連絡を行いましょう。
内定通知メールの文体を工夫して内定者の入社につなげよう
内定通知メールは、応募者の入社に向けた第一歩の大切な機会です。
メールの内容や対応でミスがあると、応募者からの入社意思の低下を招くだけではなく、企業イメージの悪化につながる可能性があります。
テンプレも活用しつつ、企業独自の色を出しながら内定通知メールの文体を工夫していきましょう。
